Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Dowiedz się więcej.
Rozumiem

Świętochłowice - Bliżej niż myślisz

AA

Wydział Organizacyjny

Naczelnik Agnieszka Szymczyk
pokój 315
Tel. 32 3491-844
or@swietochlowice.pl

Do podstawowego zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, spraw kadrowych, administrowaniem budynkami i pomieszczeniami Urzędu, sprzętem, ubezpieczeniem mienia, zaopatrzeniem,  przyjmowaniem, wysyłaniem, rozdzielaniem korespondencji, archiwum zakładowego, biurem rzeczy znalezionych, w tym w szczególności: 

  1. Prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń wydanych przez Prezydenta Miasta.
  2. Prowadzenie zbioru i rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Prezydenta Miasta oraz koordynowanie spraw w tym zakresie.
  3. Prowadzenie rejestru pisemnych poleceń służbowych wydanych przez Prezydenta Miasta.
  4. Prowadzenie rejestru wydanych dla wykonawców poświadczeń w zakresie wykonanych robót budowlanych, dostaw i usług.
  5. Przyjmowanie, rejestrowanie skarg i wniosków, w tym prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i  wniosków.
  6. Przyjmowanie, rejestrowanie petycji, w tym prowadzenie centralnego rejestru petycji oraz koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji.
  7. Prowadzenie zbioru zawartych z organami administracji rządowej porozumień w sprawie wykonywania przez Miasto zadań z zakresu tej administracji.
  8. Prowadzenie zbioru porozumień w sprawach wykonywania zadań publicznych zawieranych z innymi jednostkami samorządowymi.
  9. Prowadzenie zbioru statutów oraz regulaminów miejskich jednostek organizacyjnych.
  10. Prowadzenie zbioru dokumentów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych Urzędu Miejskiego.
  11. Prowadzenie Centralnego Rejestru Umów.
  12. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą z Sejmikiem i Zarządem Województwa Śląskiego oraz organami samorządowymi innych gmin i powiatów.
  13. Koordynowanie współpracy Urzędu Miejskiego z urzędami administracji rządowej.
  14. Koordynowanie działań poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie zadań wynikających z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.
  15. Opracowywanie okresowych sprawozdań z działalności Prezydenta Miasta na sesję Rady Miejskiej.
  16. Wykonywanie czynności protokołowania.
  17. Zapewnienie obsługi administracyjno - kancelaryjnej Sekretarza Miasta.
  18. Zapewnienie obsługi sekretarsko - biurowej sekretariatów Prezydenta Miasta i Zastępców Prezydenta.
  19. Prowadzenie wykazu podmiotów wyznaczonych przez Prezydenta Miasta, w których jest wykonywana kara ograniczenia wolności oraz praca społecznie użyteczna.
  20. Prowadzenie spraw związanych z kontrolą zarządczą w  Urzędzie, w tym prowadzenie rejestru ryzyk, oceny ryzyka oraz doskonalenie mechanizmów kontroli.
  21. Koordynacja działań w zakresie procesu zarządzania ryzykiem w Urzędzie.
  22. 22)  Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów/kierowników miejskich jednostek organizacyjnych  z wyłączeniem szkół i placówek oświatowych.
  23. 23)  Prowadzenie spraw dotyczących zarządzania etatami i dysponowania funduszem wynagrodzeń.
  24. 24)  Organizowanie prac związanych z przeprowadzaniem i dokumentowaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników.
  25. 25)  Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie oraz przeprowadzanie kontroli w tym zakresie.
  26. 26)  Koordynowanie szkoleń zawodowych, prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.
  27. 27)  Prowadzenie spraw dotyczących użytkowania samochodów prywatnych pracowników Urzędu do celów służbowych, w tym rozliczanie przyznanych limitów.
  28. 28)  Organizowanie staży oraz przygotowania zawodowego dla bezrobotnych, praktyk zawodowych w urzędzie dla młodzieży szkół średnich i wyższych.
  29. 29)  Prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych.
  30. 30)  Zarządzanie budynkami i pomieszczeniami Urzędu, sprzętem, w tym ochrona budynków, zabezpieczenie przeciwpożarowe, dostawa mediów, dostawa usług telekomunikacyjnych,  utrzymanie porządku i czystości, utrzymanie budynków w dobrym stanie technicznym.
  31. Zakupy zaopatrzeniowe, prowadzenie gospodarki materiałami zaopatrzeniowymi, odzieżą służbową i urządzeniami stanowiącymi wyposażenie Urzędu.
  32. Prowadzenie spraw związanych z eksploatacją taboru samochodowego Urzędu.
  33. Przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, w tym dokonywanie elektronicznej rejestracji  korespondencji wpływającej do Urzędu.
  34. Obsługa centrali telefonicznej i urządzeń służących do monitoringu Urzędu.
  35. Rozliczanie kosztów związanych z zanieczyszczeniem środowiska przez spaliny z samochodów służbowych i kotłowni centralnego ogrzewania.
  36. Zaopatrzenie w pieczątki, pieczęcie, tablice urzędowe oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie.
  37. Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem biletów tramwajowych.
  38. Prowadzenie spraw związanych z wynajmem pomieszczeń w budynkach Urzędu Miejskiego, w tym wystawianie faktur za wynajem.
  39. Prowadzenie ewidencji i wykonywanie czynności związanych z wywieszaniem dokumentów na tablicach ogłoszeń.
  40. Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem prywatnych rozmów telefonicznych ze służbowej stacji telefonicznej.
  41. Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawidłowej gospodarki magazynowej.
  42. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Miasta.
  43. Prowadzenie biura rzeczy znalezionych, w tym ewidencjonowanie, przechowywanie i poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru. 
  44. Zapewnienie zabezpieczenia technicznego, materialnego, obsługę środków finansowych przy  wykonywaniu zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu RP, Senatu RP, Parlamentu Europejskiego, samorządowymi oraz przeprowadzanymi referendami i spisami powszechnymi.
  45. Prowadzenie archiwum zakładowego.

W ramach Wydziału działa Referat Kadr (symbol akt RK).