Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Dowiedz się więcej.
Rozumiem

Świętochłowice - Bliżej niż myślisz

AA

Wydział Organizacyjny


pokój 315
Tel. 32 3491-844
or@swietochlowice.pl

Do podstawowego zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych z administrowaniem, organizacją, zaopatrzeniem funkcjonowaniem Urzędu, prowadzeniem spraw kadrowych, prowadzeniem spraw z zakresu zamówień publicznych, w tym w szczególności:

  1. Prowadzenie zbioru i rejestru  zarządzeń wydanych przez Prezydenta Miasta.
  2. Prowadzenie zbioru i rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Prezydenta Miasta oraz koordynowanie spraw w tym zakresie.
  3. Prowadzenie rejestru pisemnych poleceń służbowych wydanych przez Prezydenta Miasta.
  4. Prowadzenie rejestru wydanych dla wykonawców poświadczeń w zakresie wykonanych robót budowlanych, dostaw i usług.
  5. Przyjmowanie, rejestrowanie skarg i wniosków, w tym prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i  wniosków.
  6. Przyjmowanie, rejestrowanie petycji, w tym prowadzenie centralnego rejestru petycji oraz   koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji.
  7. Prowadzenie zbioru zawartych z organami administracji rządowej porozumień w sprawie wykonywania   przez Miasto zadań z zakresu tej administracji.
  8. Prowadzenie zbioru porozumień w sprawach wykonywania zadań publicznych zawieranych z innymi jednostkami samorządowymi, a także podstawowych dokumentów dotyczących udziału Miasta w związkach komunalnych, stowarzyszeniach i innych podmiotach przewidzianych prawem. 
  9. Prowadzenie zbioru statutów oraz regulaminów miejskich jednostek organizacyjnych.
  10. Prowadzenie zbioru dokumentów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych Urzędu Miejskiego i miejskich jednostek organizacyjnych.
  11. Prowadzenie Centralnego Rejestru Umów.
  12. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą z Sejmikiem i Zarządem Województwa Śląskiego oraz organami samorządowymi innych gmin i powiatów.
  13. Koordynowanie współpracy Urzędu Miejskiego z urzędami administracji rządowej.
  14. Koordynowanie działań poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie zadań wynikających z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.
  15. Opracowywanie okresowych sprawozdań z działalności Prezydenta Miasta na sesję Rady Miejskiej.
  16. Wykonywanie czynności protokołowania.
  17. Zapewnienie obsługi  administracyjno – kancelaryjnej Sekretarza Miasta.
  18. Zapewnienie obsługi sekretarsko - biurowej sekretariatów Prezydenta Miasta i jego Zastępcy.
  19. Zapewnienie obsługi  administracyjno – kancelaryjnej Miejskiego Rzecznika Konsumentów.
  20. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów/kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem szkół i placówek oświatowych.
  21. Prowadzenie spraw dotyczących zarządzania etatami i dysponowania funduszem wynagrodzeń.
  22. Organizowanie prac związanych z przeprowadzaniem i dokumentowaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników.
  23. Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie oraz przeprowadzanie kontroli w tym zakresie.
  24. Koordynowanie szkoleń zawodowych, prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.
  25. Prowadzenie spraw dotyczących użytkowania samochodów prywatnych pracowników Urzędu do celów służbowych, w tym rozliczanie przyznanych limitów.
  26. Organizowanie staży oraz przygotowania zawodowego dla bezrobotnych, praktyk zawodowych w Urzędzie dla młodzieży szkół średnich i wyższych.
  27. Prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych.
  28. Zarządzanie budynkami i pomieszczeniami Urzędu i sprzętem, w tym ochrona budynków, zabezpieczenie przeciwpożarowe, dostawa mediów, dostawa usług telekomunikacyjnych,  utrzymanie czystości i porządku,  utrzymanie budynków w dobrym stanie technicznym.
  29. Zakupy zaopatrzeniowe, prowadzenie gospodarki materiałami zaopatrzeniowymi, odzieżą roboczą i urządzeniami stanowiącymi wyposażenie Urzędu.
  30. Prowadzenie spraw związanych z eksploatacją taboru samochodowego Urzędu.
  31. Przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, w tym dokonywanie elektronicznej rejestracji  korespondencji wpływającej do Urzędu.
  32. Obsługiwanie centrali telefonicznej i urządzeń służących do monitoringu Urzędu.
  33. Rozliczanie kosztów związanych z zanieczyszczeniem środowiska przez spaliny z samochodów służbowych i kotłowni centralnego ogrzewania.
  34. Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawidłowej gospodarki magazynowej.
  35. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Miasta.
  36. Prowadzenie biura rzeczy znalezionych.
  37. Zapewnienie zabezpieczenia technicznego, materialnego, obsługę środków finansowych przy  wykonywaniu zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu RP, Senatu RP, Parlamentu Europejskiego, samorządowymi oraz przeprowadzanymi referendami i spisami powszechnymi.
  38. Prowadzenie archiwum zakładowego.
  39. Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia postępowań o udzielanie zamówień publicznych.
  40. Zapewnienie prawidłowej obsługi techniczno-administracyjnej komisji przetargowych powoływanych do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym prowadzenie dokumentacji z postępowań.
  41. Prowadzenie działalności szkoleniowej i instruktażowej z zakresu zamówień publicznych dla pracowników Urzędu Miejskiego.
  42. 42.Nadzorowanie i koordynowanie czynności w zakresie przygotowywanych i przedkładanych przez komórki organizacyjne harmonogramów planowanych zamówień publicznych.
  43. Przygotowywanie i przedkładanie Prezydentowi Miasta propozycji wykazu zamówień międzykomórkowych oraz propozycji komórki organizacyjnej wiodącej wyznaczonej do prowadzenia postępowania o zamówienie i dokonanie zamówienia wspólnego.
  44. Sporządzanie rocznych  sprawozdań z udzielonych zamówień.
  45. Przygotowywanie projektów regulaminów i zarządzeń z zakresu zamówień publicznych.