Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej. Dowiedz się więcej.
Rozumiem

Świętochłowice - Bliżej niż myślisz

AA

Wydział Organizacyjny

or@swietochlowice.pl
pokój 315
Tel. 32 3491-844
Klaudiusz Kaczyński

Do podstawowego zakresu działania Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu, prowadzeniem spraw kadrowych oraz administrowania budynkami i pomieszczeniami Urzędu, sprzętem, ubezpieczeniem mienia, zaopatrzeniem, prowadzeniem magazynu, przyjmowaniem, wysyłaniem, rozdzielaniem korespondencji, zamówień publicznych oraz obsługą techniczno-administracyjna komisji przetargowych, a także archiwum zakładowego, w tym w szczególności:

1. Prowadzenie zbioru i rejestru  zarządzeń wydanych przez Prezydenta Miasta.
2. Prowadzenie zbioru i rejestru upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Prezydenta Miasta oraz koordynowanie spraw w tym zakresie.
3. Prowadzenie rejestru pisemnych poleceń służbowych wydanych przez Prezydenta Miasta.
4. Prowadzenie rejestru wydanych dla wykonawców poświadczeń w zakresie wykonanych robót budowlanych, dostaw i usług.
5. Przyjmowanie, rejestrowanie skarg i wniosków, w tym prowadzenie centralnego rejestru skarg
i wniosków oraz koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem skarg i  wniosków.
6. Przyjmowanie, rejestrowanie petycji, w tym prowadzenie centralnego rejestru petycji oraz   koordynowanie spraw związanych z rozpatrywaniem petycji.
7. Prowadzenie zbioru zawartych z organami administracji rządowej porozumień w sprawie wykonywania   przez Miasto zadań z zakresu tej administracji.
8. Prowadzenie zbioru porozumień w sprawach wykonywania zadań publicznych zawieranych z innymi jednostkami samorządowymi, a także podstawowych dokumentów dotyczących udziału Miasta w związkach komunalnych, stowarzyszeniach i innych podmiotach przewidzianych prawem.
9. Prowadzenie zbioru statutów oraz regulaminów miejskich jednostek organizacyjnych.
10. Prowadzenie zbioru dokumentów kontroli wewnętrznych i zewnętrznych Urzędu Miejskiego
i miejskich jednostek organizacyjnych.
11. Prowadzenie Centralnego Rejestru Umów.
12. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą z Sejmikiem i Zarządem Województwa Śląskiego oraz organami samorządowymi innych gmin i powiatów.
13. Koordynowanie współpracy Urzędu Miejskiego z urzędami administracji rządowej.
14. Koordynowanie działań poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu w zakresie zadań wynikających z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.
15. Opracowywanie okresowych sprawozdań z działalności Prezydenta Miasta na sesję Rady Miejskiej.
16. Wykonywanie czynności protokołowania.
17. Organizowanie systemu obsługi prawnej Urzędu poprzez:
1) prowadzenie ewidencji wniosków o wydanie opinii prawnych;
2) prowadzenie zbioru wydanych opinii prawnych;
3) gromadzenie, systematyzowanie i udostępnianie opinii pracownikom Urzędu;
4) prowadzenie rejestrów, w tym repertorium spraw sądowych.
18. Zapewnienie obsługi  administracyjno – kancelaryjnej Sekretarza Miasta.
19. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz dyrektorów/kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem szkół i placówek oświatowych.
20. Prowadzenie spraw dotyczących zarządzania etatami i dysponowania funduszem wynagrodzeń.
21. Organizowanie prac związanych z przeprowadzaniem i dokumentowaniem okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników.
22. Prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie oraz przeprowadzanie kontroli w tym zakresie.
23. Koordynowanie szkoleń zawodowych, prowadzenie ewidencji delegacji służbowych.
24. Przygotowywanie, prowadzenie ewidencji i przechowywanie umów, dotyczących użytkowania samochodów prywatnych pracowników Urzędu do celów służbowych, w tym rozliczanie przyznanych limitów.
25. Organizowanie staży oraz przygotowania zawodowego dla bezrobotnych, praktyk zawodowych
w urzędzie dla młodzieży szkół średnich i wyższych.
26. Prowadzenie dokumentacji obowiązujących w Urzędzie procedur, związanych z zarządzaniem jakością pracy.
27. Prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, w tym opracowywanie projektu regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.
28. Zarządzanie budynkami i pomieszczeniami Urzędu i sprzętem, w tym ochrona budynków, zabezpieczenie przeciwpożarowe, dostawa mediów, dostawa usług telekomunikacyjnych,  utrzymanie pomieszczeń w budynkach w należytym porządku i czystości, utrzymanie budynków
w dobrym stanie technicznym, gospodarowanie pomieszczeniami biurowymi i ogólnoużytkowymi.
29. Prowadzenie gospodarki materiałami zaopatrzeniowymi, odzieżą służbową i urządzeniami stanowiącymi wyposażenie Urzędu.
30. Prowadzenie spraw związanych z eksploatacją taboru samochodowego Urzędu..
31. Planowanie remontów i konserwacji administrowanych budynków oraz pomieszczeń biurowych.
32. Przyjmowanie, wysyłanie, rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, w tym dokonywanie elektronicznej rejestracji  korespondencji wpływającej do Urzędu.
33. Obsługiwanie centrali telefonicznej i urządzeń służących do monitoringu Urzędu.
34. Prowadzenie obsługi punktu wydawania kluczy.
35. Rozliczanie kosztów związanych z zanieczyszczeniem środowiska przez spaliny z samochodów służbowych i kotłowni centralnego ogrzewania.
36. Zaopatrzenie w pieczątki, pieczęcie, tablice urzędowe oraz prowadzenie ewidencji, w tym zakresie.
37. Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem biletów tramwajowych.
38. Prowadzenie spraw związanych z wynajem pomieszczeń w budynkach Urzędu Miejskiego,
w tym wystawianie faktur za wynajem.
39. Prowadzenie ewidencji i wykonywanie czynności związanych z wywieszaniem dokumentów
na tablicach ogłoszeń.
40. Prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem i rozliczaniem prywatnych rozmów telefonicznych ze służbowej stacji telefonicznej.
41. Prowadzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawidłowej gospodarki magazynowej.
42. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Miasta.
43. Zaopatrzenie komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w artykuły biurowe, druki, formularze, meble i sprzęt biurowy za wyjątkiem sprzętu komputerowego, bilety, gazety, wydawnictwa.
44. Prowadzenie biura rzeczy znalezionych, w tym ewidencjonowanie, przechowywanie
i poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru.  
45. Zapewnienie zabezpieczenia technicznego, materialnego, obsługę środków finansowych przy  wykonywaniu zadań związanych z wyborami Prezydenta RP, do Sejmu RP, Senatu RP, Parlamentu Europejskiego, samorządowymi oraz przeprowadzanymi referendami i spisami powszechnymi.
46. Przyjmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji:
1) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych;
2) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub sprawującym nadzór był Prezydent Miasta;
3) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego;
4) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie     informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD.
47. Przechowywanie i zabezpieczenie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
48. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji.
49. Porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym.
50. Udostępnianie przechowywanych akt  do celów służbowych.
51. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy
w komórce organizacyjnej.
52. Wyszukiwanie w dokumentacji archiwalnej informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów.
53. Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu.
54. Przygotowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego.
55. Sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji
w archiwum zakładowym.
56. Doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją
w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych.
57. Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prowadzenia postępowań o udzielanie zamówień publicznych.
58. Zapewnienie prawidłowej obsługi techniczno-administracyjnej komisji przetargowych powoływanych do przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym prowadzenie dokumentacji z postępowań.
59. Prowadzenie działalności szkoleniowej i instruktażowej z zakresu zamówień publicznych dla pracowników Urzędu Miejskiego.
60. Nadzorowanie i koordynowanie czynności w zakresie przygotowywanych i przedkładanych przez komórki organizacyjne harmonogramów planowanych zamówień publicznych.
61. Przygotowywanie i przedkładanie Prezydentowi Miasta propozycji wykazu zamówień międzykomórkowych oraz propozycji komórki organizacyjnej wiodącej wyznaczonej do prowadzenia postępowania o zamówienie i dokonanie zamówienia wspólnego.
62. Sporządzanie rocznych  sprawozdań z udzielonych zamówień.
63. Przygotowywanie projektów regulaminów i zarządzeń z zakresu zamówień publicznych.